access_time
hourglass_empty
person_outline

18 Project Management Tools untuk Bantu Kerja dari Rumah

Banyak negara yang memberlakukan lockdown atau menutup akses keluar masuk karena pandemi COVID-19. Situasi ini membuat orang untuk mau tidak mau tinggal dan bekerja dari rumah demi membatasi kontak langsung dengan orang lain.

Bekerja dari rumah pada saat-saat seperti ini rentan menjadikan seseorang bingung dan kewalahan. Namun, dengan adanya collaboration tool, masa transisi dari kerja di kantor menjadi kerja dari rumah menjadi lebih mulus dan mudah. Komunikasi antara Anda dan rekan kerja juga tidak akan menemui hambatan.

Berikut daftar project management tools terbaik yang patut dicoba.

 

1. Slack

Slack, salah satu project management tools terbaik

 

Slack merupakan salah satu project management tools yang paling banyak digunakan untuk menunjang komunikasi di dalam perusahaan ataupun dalam suatu tim. Selain memiliki fitur instant messaging, aplikasi ini juga memperbolehkan Anda mengatur channel tim atau proyek yang sedang dikerjakan menjadi channel public (yang bisa diakses semua anggota) ataupun private (hanya diakses oleh anggota tertentu).

Bagi yang belum pernah menggunakan Slack mungkin tidak akan terbiasa dengan interfacenya. Bahkan untuk mempelajari interface-nya akan membutuhkan waktu yang tak sebentar karena ada banyak opsi dan pengaturan. Meskipun demikian, Anda akan lebih sering menggunakan sidebar kiri yang menampilkan daftar channel yang diikuti dan juga kolom chat di mana Anda bertukar pesan dengan rekan kerja. Sementara itu, kolom ketiga di sisi kanan hanya akan muncul bila Anda membaca post thread dan juga informasi channel atau pengguna Slack lainnya.

Untuk setiap pesan atau chat yang akan dikirimkan, Anda bisa menyertakan link atau tautan, mengubahnya menjadi blockquote, dan memberi format kode. Anda juga bisa mengedit pesan yang sudah dikirim.

Dengan aplikasi Slack, Anda bisa berbagi file gambar, dokumen, dan video dari komputer atau Google Drive. Bahkan Anda juga dapat menghubungi rekan kerja melalui audio dan video call serta melakukan presentasi dengan memanfaatkan fitur screen sharing.

Berikut kelebihan Slack:

  • Tersedia versi desktop, web, dan mobile.
  • Terintegrasi dengan berbagai aplikasi, seperti Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello, dan 2000+ aplikasi lainnya.
  • Pesan atau chat mudah dicari dan dapat ditandai sebagai ‘star’ atau disematkan dengan fitur ‘pinned’.
  • Notifikasi dapat diatur sesuai keinginan Anda.
  • Membuat dan menjadwalkan task harian dan komunikasi secara otomatis dengan Workflow Builder.
  • Informasi dan data Anda aman dengan two-factor authentication dan SAML-based single sign-on (SSO).

Versi gratis dari Slack sudah lebih dari cukup untuk digunakan. Namun, bila Anda membutuhkan keamanan ekstra, ruang penyimpanan (storage) yang lebih banyak, group call, bantuan pelanggan (support), dan fitur tambahan lainnya, maka Anda harus membeli paket berbayarnya. Paket Standard dan Plus dihargai masing-masing 6.79 USD dan 12.76 USD per orang/bulan.

 

2. Trello

 

Homepage Trello, collaboration tool untuk kerja dari rumah

Sebagai aplikasi project management dan collaboration tool, Trello merupakan salah satu solusi terbaik. Sistemnya sendiri berbasis daftar task card yang diletakkan pada sebuah papan (board). Fitur drag-and-dropnya membuat proses pengelolaan task menjadi lebih mudah.

Anda dapat mengundang rekan kerja untuk mengakses board melalui username, email, atau dengan memberikan link undangan. Ada beberapa opsi untuk mengatur izin akses board – private, team, organization, dan public. Anda juga dapat mengubah background dan warna board Trello.

Card Trello dapat ditujukan (assigned to) ke anggota tim, diberi label serta ditambahkan checklist, deadline, dan lampiran. Terlebih lagi, Anda juga dapat menambah power-up atau add-on, seperti Dropbox, Google Drive, Slack, dan lainnya.

Berikut kelebihan Trello:

  • Trello memiliki koleksi pre-made template untuk board.
  • Interfacenya mudah digunakan.
  • Tersedia dalam versi mobile baik untuk iOS maupun Android.
  • Tersedia Butler, fitur bawaan untuk workflow otomatis.
  • Menyediakan sistem keamanan two-factor authentication, bahkan untuk versi gratisnya.

Jika memilih versi gratisnya, Anda akan mendapatkan personal board, card, dan list tanpa batasan alias unlimited. Namun, Anda harus upgrade ke paket premium bila memerlukan keamanan tambahan serta unlimited team boards dan power-up.

Paket Business class dibanderol dengan harga 9.99 USD per orang/bulan. Untuk paket Enterprise, Anda bisa mendapatkannya mulai dari 5.92 USD hingga 20.83 USD, tergantung pada jumlah usernya.

3. Github

Beranda Github, aplikasi project management untuk tim dan developer

Github merupakan layanan hosting git repository yang didedikasikan untuk sistem pengontrol (untuk melacak perubahan), yang sebagian besar berisikan kode. Collaboration tool ini paling banyak digunakan oleh programmer.

Meskipun berisikan kode dan kerap dipakai oleh programmer dan developer, Github bisa digunakan oleh user dari bidang yang berbeda untuk mengelola task dan meningkatkan produktivitas kerja. Karena proyeknya diupdate pada satu tempat dan transparan, manager dapat melihat proses dan alurnya dengan mudah.

Anda dapat membuat issue untuk tim dan menaruhnya pada project boards dan deck yang berbeda. Orang yang terlibat dalam suatu proyek, misalnya, bisa mendelegasikan task ke diri sendiri, menuliskan komentar, menambahkan link, memasukkan kode, atau menutup (mengakhiri) issue.

Berikut kelebihan Github:

  • Repositori private maupun public yang unlimited.
  • Memiliki repository insight yang menampilkan tren dan data.
  • Memiliki milestones, pages, dan wiki.
  • Sistem keamanan diperbarui secara otomatis.

4. NextCloud

Beranda utama NextCloud

NextCloud adalah platform project management tools self-hosted yang ideal untuk perusahaan yang membutuhkan keamanan ekstra. NextCloud menyimpan data di server Anda sendiri sehingga meminimalisir kebocoran data maupun risiko keamanan lainnya.

Dengan aplikasi project management ini, Anda dapat mengelola kalender, file, email, kontak, aktivitas, dan mengupload media dalam satu tempat! Anda juga dapat membuat dokumen, memberi komentar, membagikan serta mengeditnya. 

Platform ini juga memiliki task board bawaan seperti Trello, di mana Anda dapat memasukkan card dan mendelegasikannya ke kolega Anda. Ada pula fitur chat dan video yang terintegrasi sehingga Anda dapat membuat notulen atau catatan ketika berada dalam online meeting.

Berikut kelebihan NextCloud:

  • Open-source.
  • User interface yang rapi dan intuitif.
  • Anda dapat mengotomasi task yang berulang.
  • Fungsionalitas dapat disempurnakan dengan penggunaan aplikasi.
  • Tersedia dalam versi desktop dan mobile.

Jika tertarik menggunakan NextCloud, Anda bisa berlangganan Cloud Hosting Hostinger mulai dari Rp.81.396/bulan.

5. Google Docs

Beranda utama Google Docs

Google Docs merupakan salah satu collaboration tool yang paling sering dilihat, dibahas, bahkan digunakan oleh orang-orang dalam menunjang pekerjaannya. Dengan aplikasi project management ini, Anda dan tim dapat bekerja bersama-sama dalam pemmbuatan, penyuntingan, dan pembagian dokumen. Interface Google Docs hampir sama dengan interface Microsoft Word atau text editor lainnya di mana ada toolbar di bagian atas dan kolom dokumen itu sendiri.

Anda juga bisa ‘memberi alternatif” ketika menyunting dokumen (suggest edit) dan meninggalkan komentar dengan menge-tag nama atau alamat email rekan kerja. Ketika rekan kerja di-tag, notifikasi akan terkirim otomatis ke email mereka sehingga Anda tidak harus memberitahu mereka setiap kali Anda meninggalkan komentar atau catatan.

Dokumen dapat dibagikan atau disebarkan melalui link dan email. Jika role Anda adalah admin atau yang membuat dokumen, maka Anda dapat mengatur dokumen tersebut hanya dapat dilihat atau dibaca (can view), dapat ditambahkan komentar (can comment), dan dapat diedit (can edit).

Anda bisa melengkapi Google Docs dengan berbagai macam fitur canggih melalui add-ons, seperti SEMrush, Grammarly, dan masih banyak lagi.

Berikut kelebihan Google Docs:

  • Memiliki riwayat revisi dan real-time editing (dapat mengedit atau menyunting dokumen saat itu juga bersama rekan lainnya).
  • Tersedia dalam mode offline.
  • Mendukung Google Voice Typing.
  • Dapat diunduh pada iOS dan Android

6. Google Spreadsheets

Landing page Google Spreadsheet

Google Spreadsheets memiliki fitur dasar yang sama seperti yang ada di Google Docs. Anda bisa membuat, mengedit, dan membagikan file spreadsheet online dengan rekan kerja atau anggota tim.

Semua perubahan yang dilakukan tersimpan otomatis dan riwayat revisinya disortir berdasarkan tanggal dan siapa yang melakukan revisi. Sheetnya dapat diedit offline dan secara otomatis akan tersinkronisasi jika Anda sudah kembali online.

Google Spreadsheets juga sangat fleksibel dan powerful karena Anda dapat menggunakannya sebagai salah satu project management tools dan goal tracker (mencatat dan melacak goal atau tujuan) tim Anda. Hanya saja, Anda harus punya pengetahuan teknis terlebih dulu untuk memaksimalkan penggunaan kedua fungsi tersebut.

Berikut kelebihan Google Spreadsheets:

  • Memiliki template (pre-made template) untuk pembuatan bujet, jadwal, dan lain-lain.
  • Memiliki banyak fungsi bawaan.
  • Tersedia versi mobile.
  • Terintegrasi Google Forms dan Google Docs.

Collaboration tool online yang juga gratis ini sudah lebih dari cukup untuk membantu dan menunjang pekerjaan Anda selama di rumah. Fungsinya juga dapat disempurnakan dengan penambahan add-ons, seperti Google Analytics dan Lucidchart.

7. Monday

Beranda utama Monday.com

Monday adalah project management tools yang didasarkan pada pesan instan dan task board. Interfacenya rapi dan menarik sehingga semua orang yang terlibat dalam pembuatan suatu proyek bisa lebih memahami dengan jelas alur kerjanya. 

Templatenya yang dapat dikustomisasikan, terlebih lagi adanya fitur drag-and-drop, memudahkan Anda dalam membuat alur kerja (workflow) untuk seluruh tim. Anda juga bisa mengatur kolom mulai dari aspek branding, board, hingga profil user atau pengguna.

Task dan proyek bisa dicek dan dilacak menurut waktu dan tanggal terakhir untuk diserahkan. Ada juga pengaturan otomatis untuk aktivitas yang berulang. Untuk berkomunikasi dengan tim dan rekan kerja, Anda bisa memanfaatkan fitur pesan instan di task yang didelegasikan kepada mereka.

Berikut kelebihan Monday.com:

  • Coba gratis selama 14 hari (14 days free trial) dan jaminan 30 hari uang kembali.
  • Tutorial dalam bentuk video yang disediakan untuk para pengguna baru.
  • Tersedia dalam versi mobile.
  • Terintegrasi dengan aplikasi lainnya untuk mengoptimalkan fungsi yang sudah ada –  Gmail, Slack, Google Calendar, Github, dan masih banyak lagi.
  • Insight dan report ditampilkan dalam grafik dan linimasa (timeline).

Untuk keamanannya, Monday menggunakan TLS encryption dan AES. Tersedia juga autentikasi dua faktor (two-factor authentication) yang bisa diaktifkan.

Harga untuk paket premiumnya bervariasi, tergantung pada jumlah penggunanya. Paket Basic, misalnya, berkisar dari 39 – 999 USD per pengguna/per bulan.

8. Asana

Beranda utama Asana

Asana merupakan salah satu aplikasi project management yang paling banyak digunakan untuk berkolaborasi dan kerja sama. Tool ini hadir dalam interface yang menarik secara visual dan tersedia dalam versi premium tapi gratis. Ada juga fitur drag-and-drop untuk memudahkan pekerjaan Anda.

Gunakan Board untuk membuat daftar pekerjaan dan mendelegasikan task atau tugas. Satu task yang Anda buat bisa ditampilkan di banyak board. Cek dan lacak perkembangan dan kemajuan suatu task dengan opsi Timeline. Agar tidak ada yang lupa dan semuanya sesuai jadwal, Anda bisa memanfaatkan fitur Calendar.

Workload adalah fitur statistik yang dapat Anda gunakan untuk memastikan tidak ada anggota tim yang kurang mendapatkan task atau mendapatkan terlalu banyak task. Sementara itu, Portfolio layaknya headquarter untuk melacak perkembangan perusahaan.

Project management tool ini meniadakan penggunaan email karena notifikasi yang dimiliki Asana dapat diatur ke mode real-time sehingga Anda langsung bisa berkomunikasi dengan rekan kerja terkait task dan proyek yang dikerjakan.

Berikut kelebihan Asana:

  • Tersertifikasi SOC 2 Type II.
  • Terintegrasi dengan sejumlah aplikasi – Tableau, Office 365, Slack, Power BI, dan lain-lain.
  • Tersedia banyak workspace.
  • Tersedia versi mobile (Android dan iOs).
  • Memiliki fitur otomatisasi untuk menyederhanakan proses kerjaan, menghemat waktu, dan mengurangi error.

Versi gratis dari Asana memungkinkan Anda untuk menambahkan hingga maksimal 15 anggota. Untuk paket berbayarnya, Asana menawarkan layanan coba gratis selama 30 hari. Namun untuk menggunakan layanan coba gratis ini, Anda harus memasukkan informasi kartu kredit terlebih dulu.

Paket Premium dihargai 10.99 USD per pengguna/bulan dan Paket Business senilai 24.99 USD per pengguna/bulan. Baik di paket Premium maupun Business, Anda akan mendapatkan project management tools dan laporan tingkat lanjut dan juga bantuan prioritas.

9. Basecamp

Beranda utama Basecamp

Basecamp merupakan platform manajemen proyek yang menawarkan kemudahan kolaborasi dan komunikasi terlengkap all-in-one. Pekerjaan dapat dibagi ke dalam proyek terpisah. Nantinya masing-masing proyek berisikan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap proyek tersebut, task, file, dan diskusi.

Basecamp menyediakan tool message board untuk membuat pengumuman, group chat, dan scheduler agar workflow terorganisir dengan baik. Ada juga fitur-fitur lainnya untuk melacak waktu dan mengubah email menjadi to-do list (daftar tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan).

Berikut kelebihan Basecamp:

  • Anda tidak perlu membuat pertanyaan manual untuk mengecek perkembangan setiap anggota tim atau sekadar menanyakan kabar. Basecamp akan membuatkannya untuk Anda secara otomatis.
  • Tool dapat diubah namanya atau bahkan dinonaktifkan.
  • Pengaturan notifikasi yang dapat disesuaikan.
  • Dashboard untuk memantau aktivitas yang dikhususkan bagi para manajer serta menu task untuk masing-masing anggota tim.

Tidak ada biaya yang dipungut untuk mengaktifkan paket Personal Basecamp. Hanya saja, fitur yang tersedia di paket ini sangatlah terbatas. Paket ini ideal untuk penggunaan pribadi, freelancer, dan siswa. Di paket ini Anda bisa membuat tiga proyek, memperoleh ruang berkapasitas 1GB, dan menyertakan hingga 20 anggota.

Jika tidak ingin ada batasan untuk jumlah proyek, klien, dan pengguna serta ingin mendapatkan template, ruang penyimpanan sebesar 500GB, company HQ, bahkan bantuan prioritas, maka paket yang sebaiknya dipilih adalah paket Business. Untuk berlangganan paket ini, Anda harus membayar 99 USD per bulan. Biaya ini merupakan flat price alias tanpa syarat.

10. Microsoft Teams

Beranda utama Microsoft Teams

Terintegrasi dalam Office 365, Microsoft Teams menggabungkan pesan group, pertemuan melalui video (video meeting), penyimpanan file, dan lampiran (attachment) ke dalam satu aplikasi. Para anggota tim bisa bersama-sama mengerjakan berbagai tipe file mulai dari Word, Excel, OneNote, Sharepoint, dan layanan Microsoft lainnya.

Salah satu keunggulan yang dimiliki oleh collaboration tool ini adalah pengaturannya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan keperluan Anda.Tersedia chat room untuk berbagai tim, custom tab untuk informasi yang sering diakses, dan aplikasi. Apabila Anda tidak ingin mengelola semuanya dari awal, maka Anda bisa memanfaatkan koleksi premade template.

Anda juga bisa mengajak rekan di luar tim Anda sebagai tamu (guest) untuk ikut serta dalam meeting atau melihat file-file tertentu. 

Berikut kelebihan Microsoft Teams:

  • Multi-factor authentication untuk keamanan.
  • Adanya fitur terjemahan pesan bawaan bagi pembicara yang bukan berasal dari negara-negara berbahasa Inggris.
  • Tersedia 24 assistant bots dengan berbagai macam fungsi.
  • Memiliki perintah Slash (Slash command) yang berfungsi sebagai jalan pintas ke berbagai task.
  • Dapat digunakan di semua perangkatWindows, Mac, Linux, Android, dan iOS.

Untuk bisa menggunakan Microsoft Teams, Anda harus membuat akun di Office 365 terlebih dulu. Ada dua paket yang ditawarkan oleh aplikasi manajemen proyek ini. Paket Business senilai 8.25 USD per user/bulan dan paket Business Premium seharga 12.50 USD per user/bulan. Jika berlangganan paket Business Premium, maka Anda akan memperoleh layanan coba gratis selama sebulan.

11. GoToMeeting

Beranda utama GoToMeeting

Jika Anda lebih sering melakukan panggilan video saat bekerja dari rumah, maka aplikasi GoToMeeting adalah salah satu collaboration tool terbaik yang dapat diandalkan. Bagusnya lagi, aplikasi ini tidak mengharuskan para peserta video call untuk membuat akun terlebih dulu.

Sebagai salah satu project management tools, GoToMeeting memungkinkan Anda untuk membuat pertemuan atau meeting online dengan audio berkualitas dan beresolusi tinggi. Untuk bergabung dalam meeting online yang diselenggarakan, anggota tim hanya perlu masuk ke panggilan konferensi atau menjawab telepon dengan menggunakan fitur Call Me. Agar meeting dan presentasi berjalan lancar, GoToMeeting juga menyediakan fitur screen sharing.

Berikut kelebihan GoToMeeting:

  • Diperbolehkan untuk mengadakan sebanyak mungkin meeting online tanpa batasan.
  • Bisa membuat satu link atau tautan yang sama untuk pertemuan rutin (jadi, Anda tidak perlu menyediakan link yang berbeda-beda).
  • Semua data diamankan dengan risk based authentication, SOC2 certified data centers, SSL, dan AES-265 Bit encryption.
  • Tersedia versi mobile (Android/iOS).
  • Coba gratis aplikasi selama 14 hari, dan adanya bantuan pelanggan 24/7 yang dapat dihubungi via website atau telepon.

Biaya berlangganan untuk paket Professional dari GoToMeeting adalah 12 USD per bulannya. Anda akan memperoleh berbagai tool penting untuk membantu kelancaran pekerjaan Anda, seperti fitur untuk mengadakan meeting. Hanya saja, Anda hanya bisa menambahkan hingga 150 orang dengan paket ini.

Sementara itu, jika anggota atau karyawan yang Anda miliki dan akan diikutsertakan dalam setiap meeting mencapai 250 orang (maksimal), maka Anda membutuhkan tool tambahan, seperti unlimited Cloud recording, transcript, dan integrasi add-on. Semua tool ini bisa Anda nikmati apabila berlangganan paket Business seharga 16 USD per bulan.

12. Google Hangouts

Collaboration tool online, Google Hangouts

Menjadi bagian dari G Suite, Google Hangouts dikenal sebagai aplikasi project management yang sangat berguna bagi Anda yang saat ini bekerja dari rumah. Anda bisa membuat grup chat untuk tim atau mengadakan panggilan audio/video. Bahkan tool ini menjadi pilihan terbaik untuk panggilan konferensi secara online.

Tak hanya mengaktifkan grup chat untuk tim sendiri, Anda juga bisa membuat grup chat terpisah untuk tim lain atau proyek yang sedang dikerjakan. Riwayat chat pun akan tersimpan online dan bisa Anda baca kembali.

Interfacenya rapi dan mudah dioperasikan. Karena Google Hangouts terintegrasi dengan Google Calendar dan Gmail, Anda jadi lebih mudah mengatur pertemuan tim dan mengadakan diskusi.

Berikut kelebihan Google Hangouts:

  • Gratis dan mudah digunakan.
  • Menyediakan fitur screen share.
  • Meeting atau pertemuan online dapat direkam.
  • Tersedia dalam versi Android dan iOS.

Meskipun bekerja secara remote atau dari rumah, dengan menggunakan Google Hangouts, komunikasi antaranggota tim jadi lebih lancar. Aplikasi ini bebas dari error dan memiliki sejumlah fitur untuk mendukung panggilan konferensi via web.

13. Skype for Business

Landing page Skype for Business

Skype for Business adalah salah satu project management tools yang paling banyak digunakan dan merupakan bagian dari Microsoft Office 365. Aplikasi ini mampu menampung hingga 250 pengguna, termasuk pengguna yang tidak memiliki akun Skype for Business.

Web Scheduler yang ada di aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengatur meeting secara cepat dan mudah. Untuk bergabung dalam panggilan konferensi, anggota tim hanya perlu mengklik link yang tersedia atau melalui pengingat kalender (calendar reminder). 

Jika Anda bertugas memandu meeting online, maka Anda bisa memanfaatkan fitur kontrol untuk membisukan (mute) semua atau satu peserta atau memblokir video anggota tim.

Tak hanya satu, Anda bahkan bisa membuat banyak ruang chat dengan fitur Group Chat. Selain berkomunikasi, ruang chat juga memungkinkan Anda untuk berbagi file. Percakapan dalam chat akan tersimpan sehingga Anda bisa membacanya kembali kapan saja. Anda juga bisa berkomunikasi dengan satu anggota saja melalui chat pribadi.

Berikut kelebihan Skype for Business:

  • Meeting atau rapat dapat diatur dan dijadwalkan melalui Outlook.
  • Anda bisa berbagi layar (screen share), menggunakan PowerPoint, dan Excel sheets.
  • Kualitas HD untuk audio dan video.
  • Tersedia tool untuk melakukan panggilan konferensi – virtual whiteboard, poll maker, dan Q&A.
  • Semua aspek dalam panggilan konferensi dapat direkam oleh pemandu acara (presenter) – video, audio, sesi berbagi (sharing session), dll.
  • Semua data dan informasi dilindungi oleh enkripsi TLS dan AES.

Skype for Business lebih dari sekadar tool komunikasi. Aplikasi ini sangat kami sarankan untuk Anda dan tim mencobanya demi kelancaran working from home.

14. Coggle

Project management tools, Coggle

Jika Anda sedang mencari-cari tool yang pas untuk memetakan buah pikiran (mind-mapping) bersama anggota tim, maka Coggle adalah solusi terbaik yang wajib dimiliki. Aplikasi project management ini bisa dipakai untuk mencatat poin-poin penting selama meeting berlangsung atau bila Anda hendak membuat konten. Anda juga bisa menambahkan rekan kerja atau anggota tim untuk berkontribusi dan mengedit diagram yang dibuat.

Coggle memungkinkan Anda untuk membuat mind-map yang powerful dan fleksibel. Anda dapat menambahkan titik mula (starting point), bergabung dalam branch untuk membuat loop, dan memasukkan teks atau gambar yang sebelumnya tidak ada di diagram.

Berikut kelebihan Coggle:

  • Setup cepat dan kemudahan navigasi pada interface.
  • Tidak ada batasan jumlah public diagram dan bisa mengupload sebanyak mungkin gambar.
  • Riwayat komunikasi sepenuhnya dapat dilihat dan dipulihkan kembali.
  • Diagram dapat diubah ke dalam format file PDF dan PNG.
  • Mengimpor dan mengekspor diagram ke file MM dan teks.

Paket gratis Coggle memberikan tiga tambahan diagram pribadi (private), folder yang dapat dibagikan, 1600 ikon, dan branch yang diatur otomatis. Apabila Anda menginginkan kendali penuh terhadap gaya dan path komunikasi, proses pengeditan tanpa terhubung ke internet (offline editing), diagram pribadi (private diagram) tak terbatas, maka pilihlah paket Awesome yang dihargai 5 USD per bulan.

15. Draw.io

Beranda utama Draw.io

Draw.io adalah tool untuk membuat dan menggambar diagram online yang powerful dan terintegrasi dengan Google Drive, Github, Trello, dan Dropbox demi kemudahan kolaborasi dalam tim. Setelah diagram dibuat, Anda dapat mempublikasikannya, membuatkan link, dan membagikannya ke rekan kerja dengan mengaktifkan izin (permission) untuk mengedit.

Karena banyaknya fitur dan fungsionalitas yang tersedia, Anda bisa membuat berbagai tipe diagram – flowchart, network diagram, infografis, dan lain-lain. Sama seperti spreadsheet, Draw.io juga punya opsi multi-page sehingga Anda tidak perlu membuka file baru apabila suatu proyek memerlukan lebih dari satu diagram.

Draw.io dapat digunakan secara offline alias tidak perlu terhubung ke internet. Caranya adalah dengan mengunduh aplikasi Draw.io untuk komputer. Aplikasi ini tersedia untuk Microsoft, Linux, Macintosh, dan ekstensi Google Chrome.

Berikut kelebihan Draw.io:

  • Diterjemahkan ke lebih dari 30 bahasa.
  • Interfacenya dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
  • Menggunakan fitur drag-and-drop.
  • Memiliki koleksi shape dan template yang sangat banyak.

Draw.io gratis dan bersifat open source – benar-benar tool yang berguna jika Anda menginginkan solusi cepat untuk menampilkan alur kerja atau workflow proyek.

16. TickTick

Beranda utama TickTick

TickTick adalah project management tools untuk membuat daftar proyek. Selain meningkatkan produktivitas kerja, tool ini juga memudahkan kolaborasi antaranggota tim. Anda dapat mendelegasikan tugas ke anggota tim tertentu, menandai level prioritas, dan mengatur pengingat (reminder).

Terlebih lagi, TickTick bisa dipakai lintas platform – Windows, Mac, Android, iOS, Apple Watch, serta ekstensi Chrome dan Firefox dan Outlook add-on.

Berikut kelebihan TickTick:

  • Tersedia mobile widget serta pengaturan Siri dan Quick Ball.
  • Daftar tugas (to-do-list) di email dapat diatur menjadi task dengan mudah.
  • Memiliki achievement score untuk membantu Anda dalam mengetahui dan melacak waktu serta task.
  • Memiliki kemampuan untuk membuat statistik efisiensi pekerjaan sehingga Anda bisa meninjau kembali alur kerja.
  • Memiliki Pomodoro Technique timer dengan latar belakang suara white noise.

Untuk menggunakan TickTick, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya apa pun. Namun, apabila ke depannya Anda menginginkan fungsionalitas tambahan, maka upgrade paket saat ini ke paket premium yang dihargai 27.99 USD per tahun. Dengan paket premium, Anda akan memperoleh akses penuh ke layanan kalender dan pengaturan serta bisa membuat lebih banyak daftar tugas dan task. Selain itu, Anda juga bisa melacak perkembangan alur kerja dan proyek bersama.

17. Google Drive

Aplikasi project management, Google Drive

Tergabung dalam G Suite, Google Drive adalah layanan manajemen penyimpanan (storage) berbasis cloud. Tool ini memungkinkan setiap anggota tim untuk menyimpan, mengedit, membagikan, dan bahkan mengakses file, terutama file dari Google Docs, Sheets, dan Slides.

Dengan Google Drive, Anda dapat melihat dan melacak data perusahaan. Selain itu, jika role Anda adalah admin, maka Anda dapat menambahkan atau menghapus anggota dan mengatur izin (permission) untuk file tertentu.

Di samping dapat mensinkronisasikan file di sejumlah perangkat, Google Drive juga bisa digunakan secara offline dengan mengunduh versi Windows, Mac, Android, atau iOS terlebih dulu. Dengan adanya keunggulan bisa edit offline, anggota tim bisa mengakses file kerja kapan saja dan dari mana saja.

Paket Personal Google Drive tidak akan membebankan biaya apa pun dan memberikan Anda kapasitas penyimpanan sebesar 15 GB. Sementara itu, paket G Suite Basic mengharuskan Anda untuk membayar biaya berlangganan 4.20 USD per user/per bulan dan nantinya akan memberikan kapasitas penyimpanan 30 GB. Terakhir, ada paket Drive Enterprise seharga 8 USD per user/per bulan.

Berikut kelebihan Google Drive:

  • Kompatibel karena punya lebih dari 100 jenis file.
  • File tetap tersimpan di drive anggota tim meskipun mereka tidak terkoneksi internet saat itu.
  • Data dilindungi oleh tool keamanan tingkat lanjut, seperti Data Loss Prevention (DLP) dan Google Vault.
  • Dengan menggunakan machine learning, fitur pencarian Priority membantu Anda agar dengan cepat menemukan file yang dicari.
  • Dengan Google Drive, Anda tidak perlu lagi mengunduh dan menyimpan data perusahaan ke hard drive.

Tentang kehilangan informasi atau file backup, Anda tidak perlu khawatir karena semua file tersimpan secara aman di aplikasi ini. Google Drive adalah aplikasi project management yang bisa Anda andalkan untuk melancarkan komunikasi dan kolaborasi ketika harus bekerja di rumah.

18. Dropbox Business

Collaboration tool online, Dropbox Business

Tak hanya sebagai tempat untuk menyimpan dan mengakses file, Dropbox Business juga merupakan salah satu tool terbaik untuk kolaborasi dan manajemen tim. File yang asalnya dari platform berbeda, seperti Google G Suite dan Microsoft Office, akan dipusatkan ke dalam satu tempat khusus.

Dropbox Business memudahkan Anda dalam mengawasi aktivitas tim dan mengedit link yang dibagikan. Anda juga akan diberitahukan atau dikirimkan notifikasi jika ada yang melakukan perubahan. Fitur Dropbox Showcase yang tersedia memudahkan Anda dalam menampilkan pekerjaan secara rapi dan terorganisir, dan Anda juga bisa melacak siapa saja yang mengerjakan atau mengatur file Anda.

Fungsi Dropbox Business dapat dioptimalkan dengan penggunaan aplikasi integrasi, seperti Slack, Zoom, Office 365, Trello, dan lain-lain. Untuk mengakses tool ini, Anda bisa menggunakan baik komputer maupun perangkat mobile, Perubahan yang Anda lakukan akan tersinkronisasikan ke akun Anda.

Semua data dan file dilindungi SSL/TLS dan 256-bit AES.

Biaya berlangganan untuk paket Standard Dropbox Business adalah 12.50 USD per user/per bulan. Untuk jumlah usernya, minimal adalah tiga orang. Dengan berlangganan paket ini, Anda akan memperoleh ruang berkapasitas 5TB dan akses ke tool sharing dan kolaborasi yang lebih mudah.

Berikut kelebihan Dropbox Business:

  • Adanya opsi coba gratis selama 30 hari, tanpa harus memasukkan informasi kartu kredit terlebih dulu.
  • Smart content suggestions (konten yang disarankan) dan folder yang diberi label “star’ untuk file atau aplikasi yang kerap diakses.
  • Pemulihan file dan riwayat kolaborasi yang dapat dilihat selama 180 hari.
  • Pengaturan izin (permission) berbagai, seperti menentukan sampai kapan izin akan diberikan dan link atau tautan yang terlindungi password.
  • Hanya perlu satu info login saja untuk mengelola sebanyak mungkin Dropbox tim.

Dropbox Business merupakan collaboration tool yang powerful dan dapat digunakan untuk melacak dan mengelola produktivitas dan data tim.

Kesimpulan

Bekerja dari rumah dengan mengandalkan kekuatan internet seperti sekarang ini seharusnya tidak perlu sampai kebingungan dan kewalahan. Adanya berbagai project management tools yang dapat diunduh atau digunakan langsung di internet akan menunjang pekerjaan yang memerlukan kolaborasi dan teamwork. Nikmati kemudahan dalam berkomunikasi dengan rekan kerja, mengadakan pertemuan online, dan masih banyak lagi.

Berikut rangkuman aplikasi project management terbaik yang dapat diandalkan selagi bekerja dari rumah di masa pandemi COVID-19 ini.

  • Slack – salah satu project management tools terbaik untuk mereka yang bekerja di kantor dan juga di rumah.
  • Trello – tool manajemen task berbasis board dan card dengan fitur drag-and-drop.
  • Github – dibangun dan dikembangkan untuk kemudahan developer dalam bekerja sama, git repository yang didedikasikan untuk version control.
  • NextCloud – salah satu platform self-hosted yang dapat meningkatkan produktivitas kerja.
  • Google Docs – tool editor dokumen online gratis dari Google yang mendukung kelancaran pekerjaan tim. 
  • Google Spreadsheets – Spreadsheet powerful dari Google untuk menyimpan data atau manajemen tim.
  • Monday.com – aplikasi project management berbasis board dan pesan instan.
  • Asana – project management tools lainnya yang menawarkan interface menarik dan intuitif.
  • Basecamp – toolkit lengkap all-in-one untuk mengelola proyek dan tim, memiliki versi gratis tapi premium (freemium).
  • Microsoft Teams – tool manajemen dan komunikasi terbaik untuk semua tim di mana pun dan tergabung dalam Office 365.
  • GoToMeeting – platform video konferensi yang bersifat premium.
  • Google Hangouts – tool gratis dari Google yang menawarkan fitur pesan serta komunikasi audio dan video.
  • Skype for Business – software untuk video konferensi yang jadi bagian dari Office 365.
  • Coggle – tool online untuk membuat mind-map.
  • Draw.io – tool untuk membuat diagram yang dapat diintegrasikan dengan collaboration tool lainnya.
  • TickTick – tool manajemen task yang tersedia di semua platform.
  • Google Drive – layanan manajemen penyimpanan data dan file tim berbasis cloud dari google. 
  • Dropbox Business – workspace cerdas yang kaya akan fitur.

Tetap produktif selama bekerja dari rumah dengan menggunakan satu atau beberapa project management tools terbaik yang sudah kami rangkum di artikel ini. Selamat mencoba dan stay safe!

Penulis

Author

Ariata C. / @ariata

Ariata suka sekali menulis dan menerjemahkan, dan sekarang ini bekerja sebagai translator di Hostinger Indonesia. Lewat artikel dan tutorial yang diterbitkan di blog Hostinger, Ariata ingin membagikan pengetahuan tentang website, WordPress, dan hal terkait hosting lainnya kepada para pembaca.

Tutorial terkait

Ketik balasan

Komentar*

Nama*

Email*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Jadilah bagian dari Hostinger!