Memahami Kenapa Email Masuk ke Spam, Penyebab Umum, dan Solusinya

Siapa yang tidak kesal ketika sudah mengirim email profesional dengan materi yang menarik, tapi justru masuk ke folder spam penerima? Apalagi kalau isinya merupakan email marketing atau informasi bisnis penting.

Bagi pemilik bisnis dan marketer, email yang masuk ke spam bisa cukup merugikan. Pesan jadi tidak tersampaikan, hubungan dengan pelanggan bisa terhambat, bahkan berujung pada peluang bisnis yang hilang.

Jangan cemas dulu! Di artikel ini, kami akan membahas berbagai alasan email masuk ke spam dan solusi untuk mengatasinya. Dengan memahami penyebab tersebut, Anda pun bisa memastikan email Anda terikirim ke kotak masuk penerima.

Apa yang Terjadi Ketika Email Masuk ke Spam?

Email yang masuk ke folder spam kemungkinan besar tidak akan dibaca oleh penerima. Sebagian besar orang jarang memeriksa folder spam mereka, atau bahkan tidak pernah sama sekali.

Hal ini bisa menyebabkan masalah lebih lanjut terkait komunikasi atau keberhasilan campaign. Berikut beberapa akibat yang mungkin akan Anda alami ketika email dianggap spam:

• Peluang yang terlewatkan. Ketika email undangan penting atau promosi tidak terbaca oleh penerima, Anda bisa ketinggalan informasi penting dari rekan kerja, atau kehilangan kesempatan untuk menjangkau pelanggan potensial.
• Tingkat keterlibatan menurun. Persentase email dibuka (open rate) dan diklik (click-through rate) yang rendah tidak hanya menurunkan efektivitas strategi promosi Anda, tapi juga bisa memengaruhi reputasi pengiriman email di masa mendatang.
• Reputasi terganggu. Kalau reputasi email menurun dan pelanggan merasa email Anda tidak tepercaya, citra bisnis Anda juga bisa tercoreng. Hubungan dengan pelanggan atau mitra bisnis pada akhirnya akan terganggu.

Pada akhirnya, email yang sering masuk ke folder spam memang bisa mengakibatkan kerugian yang lebih parah.

Tidak hanya bagi Anda, tapi juga bagi penerima yang sebenarnya ingin berkomunikasi dengan Anda. Mereka mungkin kesal, dan merasa bahwa komunikasi Anda tidak profesional atau bahkan tidak tepercaya.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan email tidak terkirim ke folder spam guna mengoptimalkan komunikasi dan strategi bisnis Anda. Apabila saat ini Anda sedang bingung kenapa email sering masuk spam, simak penyebab umum dan solusinya di bawah ini yuk!

10 Penyebab Email Masuk Spam dan Cara Mencegahnya

Ada beberapa penyebab utama yang biasanya mengakibatkan email masuk ke folder spam. Berikut adalah penjelasannya, lengkap dengan cara mengatasinya:

1. Reputasi Pengirim yang Buruk

Apabila domain atau IP Anda pernah digunakan untuk mengirim email yang dilaporkan sebagai spam, reputasi pengirim Anda akan menurun. Biasanya, hal ini terjadi karena pengiriman yang kurang terkontrol atau konten yang terlihat tidak tepercaya.

Hal serupa bisa terjadi ketika email Anda sering dihapus tanpa dibuka oleh penerima. Akibatnya, sistem filter email akan menganggap pesan Anda sebagai kurang relevan atau bahkan mengganggu.

Agar terhindar dari masalah ini, pastikan Anda hanya mengirim email kepada penerima yang benar-benar aktif dan tertarik dengan konten Anda. Rutinlah membersihkan daftar email dengan menghapus alamat yang tidak pernah merespons.

Dengan melakukan langkah ini, email Anda pun berpeluang lebih besar untuk dikirimkan ke kotak masuk penerima, bukan folder spam.

2. Autentikasi Email yang Kurang Tepercaya

Filter spam sering menganggap email yang tidak memiliki autentikasi sebagai ancaman. Autentikasi seperti pengaturan SPF dan DKIM membantu server penerima memverifikasi bahwa email Anda benar-benar dikirim dari domain yang valid.

Tanpa autentikasi, email Anda akan diragukan keasliannya oleh server penerima. Akibatnya, pesan Anda kemungkinan besar akan langsung masuk ke folder spam.

Untuk menghindari hal ini, pastikan Anda menggunakan layanan email yang memiliki pengaturan autentikasi seperti SPF, DKIM, dan DMARC. Dengan autentikasi yang tepat, email Anda akan terlihat lebih profesional, dan server penerima pun akan lebih percaya pada reputasi domain Anda.

Nah, kalau membutuhkan layanan email yang mudah digunakan dan sudah mendukung fitur-fitur autentikasi ini, Anda bisa mencoba Email Hosting dari Hostinger.

Menggunakan paket email hosting kami, Anda bisa mengatur sistem autentikasi untuk meningkatkan kepercayaan server penerima dan memastikan email Anda terkirim ke kotak masuk. Setupnya juga mudah, bahkan dilakukan secara otomatis saat Anda menyiapkan paket.

Kalau perlu menyesuaikan pengaturan ini lebih lanjut, Anda bisa melakukannya melalui hPanel, control panel hosting kami yang mudah digunakan. Cukup buka Email → Kelola → Hubungkan Domain, lalu atur konfigurasinya sesuai kebutuhan Anda.

3. Konten Email yang Mirip Spam

Konten dan copywriting pesan email Anda juga sangat memengaruhi apakah email akan masuk ke kotak masuk atau justru diarahkan ke folder spam.

Misalnya, penggunaan kata-kata seperti DISKON BESAR-BESARAN atau PROMO TERBATAS!!! sering kali dikaitkan dengan email spam. Tata letak yang berantakan, link yang rusak, atau terlalu banyak gambar tanpa teks isi juga bisa membuat email terlihat kurang profesional.

Selain itu, penggunaan emoji dan huruf kapital berlebihan atau tanda baca seperti !!! bisa memengaruhi persepsi sistem terhadap email Anda.

Untuk menulis konten email yang relevan dan profesional, Anda bisa menerapkan tips berikut ini:

• Gunakan tata bahasa yang baik. Hindari kesalahan ejaan atau struktur kalimat yang tidak rapi.
• Hindari kata-kata pemicu spam. Jangan gunakan frasa seperti “GRATIS,” “BELI SEKARANG,” atau menambahkan terlalu banyak emoji dan tanda baca.
• Seimbangkan teks dan gambar. Jangan hanya menyertakan konten gambar dalam email, tambahkan juga teks yang menjelaskan isi email.
• Pastikan link bisa diakses. Cek link yang ditambahkan dalam pesan email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikan semuanya aktif dan mengarah ke halaman yang benar.
• Gunakan desain yang rapi dan profesional. Struktur email harus rapi, dengan elemen visual yang mendukung pesan Anda tanpa ditambahkan secara berlebihan.

Setelah membuat konten email yang lebih relevan dan profesional sesuai tips di atas, Anda pun bisa meningkatkan peluang email lolos dari filter spam dan dibaca oleh penerima.

4. Domain Email yang Tidak Kredibel

Menggunakan domain baru atau alamat email dari layanan gratis seperti Gmail atau Yahoo untuk mengirimkan email promosi bisa membuat pesan Anda terkena filter spam. Sistem ini cenderung lebih skeptis terhadap domain yang belum memiliki rekam jejak jelas.

Misalnya, email marketing menggunakan alamat seperti namaanda123@gmail.com pasti terlihat kurang profesional dibandingkan dengan email domain sendiri seperti info@perusahaananda.com.

Selain itu, filter spam bisa menandai pesan Anda kalau Anda menggunakan hosting bersama yang reputasinya buruk. Aktivitas mencurigakan dari pengirim lain di sistem hosting yang sama akan turut memengaruhi reputasi pengirim Anda.

Untuk menghindari masalah ini, cobalah menggunakan alamat email dengan domain sendiri, yang juga bisa diperoleh dari layanan Email Hosting. Selain itu, layanan ini menyediakan hosting email khusus sehingga email Anda dikirim melalui server yang tepercaya.

Apabila Anda adalah pemilik bisnis yang sering menggunakan email marketing, layanan Cloud Hosting bisa menjadi pilihan yang lebih optimal. Layanan ini memiliki dedicated IP yang mampu melindungi reputasi IP Anda dari aktivitas pengguna lain.

5. Daftar Email yang Tidak Organik

Sering mengirim email ke daftar alamat yang tidak valid atau tidak organik adalah salah satu penyebab utama email masuk ke spam. Hal ini bisa terjadi akibat penggunaan daftar email yang dibeli dari pihak pengumpul.

Daftar seperti ini sering kali berisi alamat yang tidak aktif atau bahkan spam trap, yaitu alamat email palsu yang sengaja dibuat oleh penyedia layanan email untuk mendeteksi pengirim yang tidak sah.

Praktik ini tidak hanya meningkatkan risiko pesan Anda masuk spam, tapi juga merusak reputasi pengiriman email Anda. Selain itu, bounce rate yang tinggi dari alamat yang tidak valid bisa memberikan dampak negatif pada reputasi domain Anda.

Untuk menghindari hal ini, buatlah daftar email secara organik. Pastikan Anda hanya menyertakan orang-orang yang benar-benar bersedia menerima email dari Anda.

Gunakan metode double opt-in, misalnya dengan formulir berlangganan yang meminta pelanggan baru mengonfirmasi pendaftaran mereka melalui email. Dengan cara ini, Anda bisa membuat daftar email yang valid berisi alamat pelanggan yang aktif dan bersedia menerima konten Anda.

6. Kurangnya Interaksi Email

Seperti yang tadi dijelaskan, mengirim email kepada penerima yang terus-menerus mengabaikan email Anda akan membuat server penerima menandai kurangnya keterlibatan email. Akibatnya, pesan Anda akan dianggap tidak relevan.

Nah, selain membuat konten email yang tidak terlihat seperti spam dan membuat daftar email organik, Anda juga perlu mengupayakan tingkat keterlibatan keseluruhan yang tinggi untuk email Anda.

Contohnya, Anda bisa membuat segmentasi daftar email berdasarkan tingkat keterlibatan. Untuk penerima yang tidak aktif, cobalah menjalankan campaign re-engagement. Anda bisa mengirim email dengan penawaran eksklusif, atau pengingat yang lebih personal.

Kalau penerima tetap tidak memberikan respons, lebih baik hapus mereka dari daftar email Anda untuk menjaga reputasi pengirim email Anda dan tingkat keterlibatan yang lebih maksimal.

7. Volume atau Frekuensi Pengiriman Tinggi

Lonjakan pengiriman email dalam jumlah besar, terutama kalau dilakukan secara tiba-tiba, sering kali memicu filter spam. Sistem ini dirancang untuk mendeteksi pola yang mencurigakan sehingga jumlah email terkirim yang melonjak draktis bisa dianggap sebagai aktivitas spam.

Sebagai contoh, kalau biasanya Anda mengirim 500 email per bulan lalu tiba-tiba mengirim 5.000 email dalam sehari, server penerima mungkin akan menandai aktivitas ini sebagai tidak normal.

Selain itu, pola pengiriman yang tidak konsisten juga bisa menimbulkan kecurigaan, terutama kalau ditujukan ke daftar email besar tanpa segmentasi.

Untuk menghindari hal ini, Anda bisa melakukan beberapa tips berikut:

• Kirim email dalam jumlah yang konsisten. Atur jadwal pengiriman email Anda per minggu atau per bulan secara rutin dalam jumlah dan pola yang normal agar tidak terdeteksi mencurigakan oleh filter spam.
• Lakukan pengiriman sesuai segmen penerima. Kirim email dengan isi dan frekuensi yang berbeda berdasarkan daftar email yang sudah Anda kelompokkan sehingga Anda tidak terus-menerus mengirimkan banyak email yang tidak relevan.
• Hindari lonjakan volume pengiriman secara tiba-tiba. Kalau Anda perlu mengirimkan lebih banyak email daripada biasanya, naikkan volume pengiriman secara bertahap agar tidak memicu filter spam.

Dengan melakukan tips di atas, Anda tidak hanya akan meningkatkan reputasi pengiriman email, tapi juga memastikan pesan Anda sampai ke penerima yang tepat.

8. Header yang Hilang atau Salah Konfigurasi

Header email memuat informasi penting seperti kolom From dan Reply-To, yang membantu server penerima memverifikasi identitas pengirim. Kalau informasi ini hilang atau salah format, email Anda bisa langsung dianggap mencurigakan.

Sebagai contoh, email tanpa alamat pengirim yang jelas atau dengan format header yang tidak lengkap akan terlihat kurang meyakinkan, baik bagi penerima maupun sistem filter email.

Hal yang sama juga berlaku kalau server pengirim tidak memiliki reverse DNS yang valid. Dalam hal ini, meskipun email berasal dari sumber tepercaya, server penerima tetap bisa menganggapnya tidak sah.

Untuk menghindari masalah ini, pastikan header email Anda diformat dengan benar, terutama informasi pada kolom From dan Reply-To. Sesuaikan pengaturannya di aplikasi mail client, layanan email marketing, atau control panel hosting Anda.

Selain itu, gunakan alamat email bisnis untuk mencerminkan identitas yang lebih profesional. Konfigurasikan juga reverse DNS untuk server email Anda agar sever penerima bisa memverifikasi bahwa email Anda berasal dari sumber yang sah.

9. Tidak Ada Opsi Berhenti Berlangganan

Tahukah Anda bahwa tidak menyertakan link berhenti berlangganan atau unsubscribe dalam email merupakan pelanggaran? Yap, ada undang-undang CAN-SPAM yang mengatur hal ini.

Selain itu, tidak adanya opsi unsubscribe juga akan membuat penerima merasa kesal karena mereka jadi tidak bisa mengontrol langganan emailnya. Akibatnya, mereka mungkin akhirnya melaporkan email Anda sebagai spam.

Tindakan ini tidak hanya berdampak pada campaign email Anda saat ini, tapi juga menurunkan reputasi domain dan bisnis Anda secara keseluruhan.

Untuk menghindari masalah ini, pastikan setiap email yang Anda kirim memiliki link berhenti berlangganan yang mudah ditemukan, biasanya di bagian bawah email. Prosesnya juga jangan berbelit-belit, tanpa memaksa penerima melalui langkah-langkah yang rumit.

Dengan memberikan opsi ini, Anda tidak hanya mematuhi aturan yang berlaku, tapi juga membangun kepercayaan penerima terhadap bisnis Anda.

10. Link atau Lampiran yang Mencurigakan

Link dan lampiran dalam email bisa menjadi penyebab email masuk ke folder spam.

Penggunaan URL shortener seperti bit.ly atau menyisipkan terlalu banyak link dalam satu email sering dianggap mencurigakan oleh filter spam. Demikian juga untuk lampiran berukuran besar, yang sering kali dikira mengandung malware atau virus.

Meskipun email Anda sebenarnya aman, pola seperti ini tetap bisa memicu filter spam. Untuk mengatasinya, Anda bisa menerapkan tips dari kami:

• Gunakan URL yang lengkap dan tepercaya. Hindari menggunakan link shortener, kecuali memang benar-benar diperlukan.
• Batasi jumlah link dalam email. Pastikan Anda hanya menyertakan link yang relevan dan memberikan konteks yang lebih jelas pada isi pesan.
• Berikan keterangan untuk setiap link eksternal. Jelaskan tujuan atau manfaat link eksternal yang Anda tambahkan agar penerima tidak merasa curiga untuk membukanya.
• Hindari menambahkan lampiran besar langsung di email. Gunakan layanan berbagi file seperti Google Drive atau Dropbox untuk mengirim file berukuran besar dengan lebih aman dan profesional.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan turut mengurangi risiko email Anda dianggap mencurigakan dan meningkatkan peluang untuk lolos dari filter spam.

Kesimpulan

Email yang masuk ke folder spam memang menyebalkan, tapi bukan berarti tidak ada solusinya. Dengan memahami penyebabnya, mulai dari reputasi pengirim, daftar email, hingga desain dan konten email, Anda bisa meningkatkan peluang email terkirim ke kotak masuk penerima.

Nah, agar email tidak dianggap spam, Anda bisa menggunakan alamat email profesional, mengirimkan pesan yang relevan, dan mengelola daftar kontak dengan baik. Apabila mencari solusi yang lebih mudah, Anda bisa menggunakan layanan Email Hosting.

Dengan layanan ini, email Anda akan dikirim dari server yang tepercaya, memanfaatkan fitur-fitur autentikasi seperti SPF, DKIM, dan DMARC. Langkah-langkah ini tidak hanya meningkatkan persentasi email dibuka, tapi juga membangun kepercayaan penerima.

Semoga panduan ini membantu Anda lebih memahami alasan kenapa email masuk ke spam, ya. Kalau masih ada pertanyaan, sampaikan lewat kolom komentar yuk!