Cara membuat signature email di berbagai layanan (Gmail, Thunderbird, Outlook, dan Webmail)

Signature email atau tanda tangan email adalah teks atau gambar yang ditambahkan secara otomatis di akhir setiap pesan email. Biasanya, bagian ini berisi informasi kontak profesional, seperti nama, jabatan, logo, atau link media sosial.

Dengan membuat signature email, Anda bisa meningkatkan branding dan menunjukkan kesan yang lebih profesional, terutama kalau menggunakan email untuk komunikasi bisnis.

Di artikel ini, kami akan membahas cara membuat signature email di berbagai layanan, seperti Gmail, Thunderbird, Outlook, dan Webmail. Selain itu, kami akan membagikan tips dan rekomendasi tool untuk membantu Anda membuat signature yang efektif dan menarik. Sudah siap? Lanjutkan membaca yuk!

Persiapan sebelum membuat signature email

Sebelum mulai membuat signature email di platform pilihan Anda, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan agar signature Anda lebih profesional dan menarik:

• Nama dan jabatan untuk menunjukkan identitas Anda secara profesional.
• Logo atau branding bisnis agar email Anda lebih mudah dikenali.
• Informasi kontak seperti nomor telepon, alamat, atau link ke website untuk memudahkan orang lain menghubungi Anda.
• Link ke media sosial untuk membantu memperluas exposure Anda secara online.

Nah, kalau sudah siap, mari lanjutkan ke tutorial membuat signature email di bawah ini!

Cara membuat signature email di berbagai layanan

Di bagian ini, kami akan menjelaskan langkah-langkah membuat signature email menggunakan Gmail, Thunderbird, Outlook, dan webmail kalau Anda menggunakan layanan email dengan domain sendiri dari provider hosting.

Cara membuat signature email di Gmail

Langkah-langkah membuat signature email di Gmail pada dasarnya sangat mudah. Anda hanya perlu melakukan beberapa langkah sederhana, seperti berikut ini:

1. Login ke akun Gmail Anda.
2. Klik ikon roda gigi di pojok kanan atas, lalu pilih Lihat semua setelan.

3. Di tab Umum, scroll ke bawah sampai menemukan bagian Tanda Tangan.
4. Klik tombol Buat baru, lalu Anda akan diminta mengisi nama tanda tangan.

5. Gunakan editor untuk menambahkan signature email Anda, dan atur formatnya sesuai kebutuhan.

6. Tentukan apakah signature akan digunakan di email baru, balasan, atau forward.

7. Scroll ke bawah, lalu klik Simpan perubahan.

Signature Anda sekarang akan otomatis ditambahkan di setiap email baru. Mudah, kan?

Cara membuat signature email di Thunderbird

Apabila menggunakan Thunderbird sebagai aplikasi mail client untuk mengirim dan menerima email, Anda juga bisa membuat signature dengan cukup mudah. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka aplikasi Thunderbird dan selesaikan setup kalau Anda belum menambahkan email ke Thunderbird.
2. Klik tombol menu di pojok kanan atas, lalu pilih Account Settings.
3. Pilih akun email yang Anda inginkan untuk menambahkan signature.
4. Di bawah kolom Default Identity, temukan kolom Signature text.

5. Ketik signature Anda di kotak yang tersedia. 
6. Setelah selesai, signature email Anda akan otomatis ditambahkan pada pesan email yang Anda buat.

Berbeda dengan Gmail, Anda perlu menggunakan tag kode HTML untuk memformat signature di Thunderbird, misalnya menebalkan atau memperbesar ukuran teks. Centang opsi Use HTML untuk menambahkan signature Anda dalam format HTML di kotak yang tersedia.

Atau, Anda juga bisa menambahkan signature dalam bentuk file dengan memilih opsi Attach the signature from a file instead. Anda bisa menambahkan file teks, HTML, atau gambar.

Sekarang, setiap email yang Anda kirim dari Thunderbird akan otomatis menyertakan signature yang telah Anda buat.

Cara membuat signature email di Outlook

Di Outlook, langkah-langkah membuat signature email juga tidak terlalu berbeda kok. Berikut caranya:

1. Buka aplikasi Outlook dan tambahkan email Anda ke Outlook kalau belum menautkannya.
2. Klik ikon New Email di toolbar untuk membuka jendela penulisan pesan.

3. Pilih ikon Signature di jendela tersebut, lalu klik Signatures.

4. Klik tombol New untuk membuat signature baru, beri nama untuk signature Anda, lalu klik OK.
5. Buat signature Anda di kotak editor yang tersedia. Anda bisa menambahkan teks, gambar, atau link sesuai kebutuhan.
6. Gunakan editor bawaan untuk menyesuaikan font, warna, dan format signature.

7. Tentukan apakah signature akan muncul di email baru atau balasan, lalu klik OK untuk menyimpan pengaturan.

Sekarang, signature Anda akan otomatis ditambahkan setiap kali Anda membuat pesan baru di Outlook.

Cara membuat signature email di webmail

Webmail adalah layanan email berbasis web untuk mengakses dan mengelola email langsung dari browser tanpa perlu mendownload aplikasi tambahan. Layanan ini biasanya disediakan oleh provider hosting atau perusahaan untuk membuat email bisnis profesional.

Di bagian ini, kami akan menunjukkan cara membuat signature email apabila Anda menggunakan webmail dari Hostinger:

1. Login ke akun webmail Anda di Hostinger.
2. Di dashboard utama, klik ikon Pengaturan → Identitas.

3. Pilih alamat email yang akan Anda buatkan signature.
4. Ketik signature Anda di kolom yang tersedia. Anda juga bisa menambahkan gambar atau logo perusahaan Anda.

5. Klik Simpan setelah selesai.

Nah, kalau sudah membuat signature, setiap email yang Anda kirim melalui webmail akan otomatis menyertakan signature Anda.

Kalau menggunakan cPanel, Anda bisa membuat signature dengan aplikasi mail RoundCube. Akses akun email Anda di cPanel, lalu pilih akun email yang akan dikelola.

Anda kemudian bisa mengakses RoundCube, lalu mengatur signature email dengan langkah-langkah yang sama seperti saat menggunakan webmail dari Hostinger di atas.

Tips mengoptimalkan signature email Anda

Signature email tidak hanya berfungsi sebagai identitas, tapi juga membantu membangun kesan yang lebih profesional bagi penerimanya. Berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan signature email Anda:

• Hindari signature yang terlalu panjang. Cukup sertakan elemen penting seperti nama, jabatan, logo, dan kontak. Signature yang terlalu panjang bisa terlihat berantakan dan mungkin kurang berkenan bagi penerima.
• Gunakan font yang mudah dibaca. Pilih font yang jelas, seperti Arial atau Open Sans, agar signature Anda terlihat rapi dan mudah dibaca. Hindari font dekoratif yang sulit dipahami.
• Buat signature yang responsive. Pastikan signature tetap terlihat rapi di layar perangkat seluler dengan menguji tampilannya di berbagai ukuran layar.
• Jangan menambahkan terlalu banyak elemen visual. Logo atau ikon memang bisa menambah daya tarik, tapi sebaiknya Anda tidak memasukkan terlalu banyak gambar yang justru memperlambat waktu loading.

Jangan salah, signature yang didesain dengan baik bisa memperkuat branding Anda melalui pesan email yang dikirim, loh.

Dengan menerapkan tips di atas, Anda pun bisa membuat signature yang mencerminkan profesionalisme, sekaligus membuka peluang untuk membangun koneksi yang lebih baik dengan penerima.

Rekomendasi tool untuk membuat signature email

Apabila Anda ingin membuat signature email yang profesional tanpa perlu repot, terutama kalau membutuhkan format kode HTML untuk membuat signature, kami punya rekomendasi tool gratis yang bisa Anda gunakan.

Berikut tool online untuk membuat signature email dengan mudah:

HubSpot Email Signature Generator

HubSpot Email Signature Generator adalah tool gratis yang bisa membantu Anda membuat signature email dengan desain modern hanya dalam hitungan menit.

Anda hanya perlu mengisi kolom yang tersedia untuk menyertakan berbagai elemen penting, seperti informasi kontak, foto profil, dan ikon media sosial. Anda juga bisa menyesuaikan warna, font, dan tata letak signature agar sesuai dengan branding bisnis Anda.

Apabila memerlukan kode HTML untuk signature email, tersedia fitur untuk menyalin kodenya dengan mudah. Hasil dari tool ini bisa langsung disalin atau ditambahkan di platform email seperti Gmail, Outlook, dan Yahoo.

Zoho Email Signature Generator

Zoho Email Signature Generator menyediakan editor yang sederhana namun memiliki fitur yang lengkap untuk membantu Anda membuat signature email profesional.

Anda bisa memilih template dari berbagai opsi yang didesain khusus untuk membuat signature email. Menggunakan tool ini, Anda bisa menambahkan gambar, ikon media sosial, dan link ke website Anda.

Dengan fitur live preview, Anda bisa langsung melihat hasil signature yang dibuat dan memastikannya sudah sesuai dengan keinginan Anda.

Zoho juga menyediakan opsi untuk mendownload signature dalam format HTML sehingga Anda bisa langsung menggunakannya dengan mudah di berbagai platform email.

Mudah kan, membuat signature email?

Signature bisa menjadi cara yang mudah dan efektif untuk meningkatkan kesan profesional melalui email. Di artikel ini, Anda sudah mempelajari cara membuat signature email di berbagai layanan, seperti Gmail, Thunderbird, Outlook, hingga Webmail.

Kalau mau cara yang praktis, Anda bisa menggunakan tool generator signature email untuk membuat desain yang lebih profesional tanpa perlu ribet. Pastikan signature Anda tetap sederhana, relevan, dan mudah dibaca agar tidak mengganggu fokus penerima.

Nah, selain menggunakan signature, Anda juga bisa menambah kesan profesional dengan email bisnis sendiri, loh. Gunakan layanan email hosting dari Hostinger untuk mendapatkan alamat email dengan domain sendiri, seperti nama@bisnisanda.com.

Email dengan domain khusus tidak hanya lebih tepercaya, tapi juga membantu memperkuat identitas bisnis Anda. Layanan ini mudah digunakan, aman, dan bisa diintegrasikan dengan platform populer seperti Gmail atau Outlook.

Dengan paket Business Premium seharga Rp14.900/bulan saja, Anda bahkan akan mendapatkan nama domain gratis! Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, buat email profesional sekarang dan tingkatkan reputasi Anda dengan setiap pesan yang Anda kirim!